برای خدماتی که در مراکز تعویض پلاک و شماره‌گذاری خودرو و موتورسیکلت، انجام می‌شود، باید مدارک احراز محل سکونت نیز داشته باشید. به همین دلیل قبل از مراجعه به مراکز مورد نظر، بهتر است نکات زیر را مطالعه کنید و با توجه به شرایط خود مدارک لازم را همراه داشته باشید:

مدارک احراز محل سکونت

اگر مالک هستید: باید سند مالکیت خانه به نام مالک وسيله نقليه به همراه یک قبض خدماتی (برق یا گاز یا آب) که تایید کننده آدرس وسيله نقليه باشد، ارائه شود.
اگر مستاجر هستید: باید سند اجاره نامه منزل مسکونی بنام مالک وسيله نقليه که دارای کد رهگیری و هلوگرام است، ارائه شود.
اگر دارای شغل آزاد هستید: باید اصل جواز کسب معتبر به نام مالک وسيله نقليه به همراه یک قبض خدماتی که تاییدکننده آدرس مالک وسيله نقليه باشد، ارائه شود.
اگر جز کارکنان دولت و نیروهای مسلح هستید: باید معرفی نامه از اداره محل خدمت خریدار با ذکر آدرس محل سکونت مالک وسيله نقليه ارائه شود.
اگر محصل هستید: باید گواهی اشتغال به تحصیل با قید آدرس محل سکونت والدین و تاییدشده توسط آموزش و پرورش ارائه شود.

در صورت نداشتن هیچکدام از شرایط بالا، به روش‌های زیر برای احراز محل سکونت اقدام کنید.
ــ در صورتی که خریدار در منزل والدین سکونت داشته باشد، باید سند (ملکی، استیجاری) به نام پدر یا مادر ارائه شود.
ــ چنانچه محل سکونت به نام همسر مالک وسيله نقليه باشد، باید سند واحد مسكوني بنام همسر مالك وسيله نقليه به همراه یکی از قبوض آب ، برق یا گاز معتبر به تاریخ روز ارائه شود.

در صورت عدم ارائه مدارك فوق الذكر بر اساس موارد زیر اقدام می‌شود:
محل صدور شناسنامه به همراه یکی از قبوض آب ، برق یا گاز به تاریخ روز
 دفترچه تامین اجتماعی معتبر مربوط به شهرستان محل اخذ کد پلاک به همراه یکی از قبوض آب ، برق یا گاز به تاریخ روز.
تایید شورای محل/ روستا برای ساکنان شهرها و روستاهای مرزی که در زمان جنگ به شهرهای دیگر منتقل شده و دارای محل تولد مغایر با والدین خود می باشند.
تایید شورای محل / روستا برای منازل اوقافی و روستایی و همچنین نامه رسمی از ادارات عشایر و امور روستایی سازمان جهاد کشاورزی برای عشایر با نظر مدیر فنی.
درخصوص سازمان‌ها، كارخانه‌ها، شركت‌ها، اساسنامه و بريده روزنامه رسمی كه حداكثر دو سال از تاريخ ثبت در روزنامه گذشته باشد و بر اساس شهرستان محل ثبت شركت با ذكر آدرس دقيق محل فعاليت اقدام گردد.
در رابطه با سازمان‌ها، كارخانجات، شركت‌ها، كه دارای شعبه و يا دفتر در ساير شهرها (به غير از شهری كه شركت يا كارخانه يا سازمان در آنجا به ثبت رسيده) هستند، براساس مندرجات اساسنامه و بريده روزنامه رسمی آن‌ها اقدام خواهد شد.

نکات

کارکنان مراکز تعویض پلاک ملزم به دریافت مدارک احراز محل سکونت به شرح فوق از مالکان می باشند و حق هیچگونه دخل و تصرفی در این خصوص را ندارند.
صرف داشتن پلاک آزاد امانی و یا نصبی در سامانه شماره‌گذاری دلیلی بر احراز محل سکونت منزل مسکونی مالک نمی باشد.
 در صورت حذف فیزیکی قبوض آب و برق و گاز ارائه مدرک تکمیلی با تشخیص مدیر فنی مراکز تعویض پلاک ملاک عمل خواهد بود.